Wie das Justizvollzugskrankenhaus Hohenasperg Ihre personenbezogenen Daten 
im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens verarbeitet 

(Informationen nach Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung)

Wenn Sie sich mit einer Bewerbung an uns wenden, verarbeitet das Justizvollzugskrankenhaus Hohenasperg Ihre personenbezogenen Daten in Verfahren, die unter anderem den Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte sicherstellen sollen. Personenbezogene Daten sind beispielsweise Angaben zu Ihrer Person, aber auch zu Sachverhalten, die mit Ihrer Person in Verbindung stehen. Bei der Erhebung, Speicherung, Übermittlung und sonstigen Verarbeitungen genügen wir höchsten Anforderungen an die Sicherheit Ihrer Daten. Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Sie darüber informieren, 

• an wen Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wenden können,
• auf welcher Grundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten,
• wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und
• welche Rechte Sie nach dem Datenschutzrecht gegenüber uns haben. 

Die in diesen Hinweisen bezeichneten Gesetze können Sie im Internet unter http://www.gesetze-im-internet.de (Bundesrecht), http://www.landesrecht-bw.de (Landesrecht Baden-Württemberg) und http://eur-lex.europa.eu/ (Recht der Europäischen Union) in der jeweils geltenden Fassung abrufen.

1.   Wer ist für die Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

a) Verantwortliche Stelle

Ihre personenbezogenen Daten werden durch das Justizvollzugskrankenhaus Hohenasperg verarbeitet:

Schubartstraße 20, 71679 Asperg 

Telefon: 07141 669 0

b) Ihr Ansprechpartner bei Fragen zum Datenschutzrecht: 

Die oder der behördliche Datenschutzbeauftragte

Es gibt eine für den Datenschutz zuständige Person, an die Sie sich bei datenschutzrechtlichen Fragen – auch vertraulich – wenden können: 

Behördliche Datenschutzbeauftragte: Frau Michalok

beim Justizvollzugskrankenhaus Hohenasperg und

bei der Sozialtherapeutischen Anstalt Baden-Württemberg

Schubartstraße 20, 71679 Asperg

Datenschutz@jvkasperg.justiz.bwl.de 

Diese Person ist ausschließlich für datenschutzrechtliche Fragestellungen zuständig. Sie kann Ihnen keine Auskunft zum Stand des Bewerbungsverfahrens geben. 

2.   Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen? 

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung offengelegt werden nur, soweit dies zur Wahrnehmung unserer Aufgaben erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. 

Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten liegt in der Durchführung des jeweiligen Bewerbungsverfahrens. Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung nennen, ausschließlich zur Prüfung Ihrer Eignung für die Stelle und zur Durchführung des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens. Zu den dafür erforderlichen personenbezogenen Daten gehören beispielsweise Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Verwandtschaftsverhältnisse, ggf. Besoldungs- oder Entgeltgruppe), Ihre Kontaktdaten (wie private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse) und Ihre Qualifikationsdaten (wie Bildungshistorie, Berufstätigkeiten, Beurteilungen, Zeugnisse, Fort- und Weiterbildungen, ärztliche Zeugnisse). Insbesondere können sich solche Daten aus den Bewerbungsunterlagen, Personalakten sowie einem Vorstellungsgespräch ergeben. 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) und des einschlägigen Fachrechts wie dem Landesbeamtengesetz (LBG).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren sind § 15 Absatz 1 LDSG, § 83 Absatz 1 LBG sowie Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a, c und e DS-GVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung und Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. 

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie zum Beispiel Gesundheitsdaten) werden von uns auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe g DS-GVO in Verbindung mit § 15 Absatz 2 LDSG verarbeitet, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens erforderlich ist. 

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens können die Daten zur Erfüllung anderer gesetzlicher Pflichten verarbeitet werden, etwa während laufender Rechtsbehelfsfristen oder um gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Es gelten dann die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung, speziellen Bundes- und Landesrechts und des Landesdatenschutzgesetzes. 

Zu anderen als den genannten Zwecken werden Ihre personenbezogenen Daten nur weiterverarbeitet, wenn es eine gesetzliche Grundlage für die jeweilige Datenverarbeitung gibt oder wenn Sie in eine solche Weiterverarbeitung vorher ausdrücklich eingewilligt haben. 

3.   Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten? 

Das Justizvollzugskrankenhaus Hohenasperg kann Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur bei Ihnen als betroffener Person erheben. Ausnahmsweise werden – nur auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften oder mit Ihrer Einwilligung – bei anderen Stellen, zum Beispiel bei Gerichten, Staatsanwaltschaften oder anderen öffentlichen Stellen Informationen eingeholt, die wir andernfalls bei Ihnen direkt erheben müssten, wie beispielsweise eine unbeschränkte Auskunft aus dem Bundeszentralregister bei dem Bundesamt für Justiz. 

4.   Wem gegenüber werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt? 

Das Justizvollzugskrankenhaus Hohenasperg legt im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens Ihre personenbezogenen Daten ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Dritten gegenüber nur auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften offen oder wenn eine ausdrückliche Einwilligung Ihrerseits vorliegt. 

1. Innerhalb des Justizvollzugskrankenhaus Hohenasperg werden Ihre personenbezogenen Daten nur denjenigen Personen offengelegt, die mit der Durchführung des Verfahrens oder nach dessen Abschluss mit der Aufbewahrung der Akten betraut sind, in denen Ihre Daten verarbeitet werden (Mitarbeitende der Personalabteilung, Vertreter/innen der Fachdienste, die Anstalts- und Verwaltungsleitung, Mitglieder der Interessenvertretungen (Personalrat, Beauftragte für Chancengleichheit und ggf. Vertrauensperson schwerbehinderter Menschen).
2. An folgende Stellen außerhalb des Justizvollzugskrankenhaus Hohenasperg übermitteln wir personenbezogene Daten, soweit es für unsere oder deren Aufgabenerfüllung erforderlich ist:

• • Die zuständigen Stellen gemäß Ihren Erklärungen zur Einholung von Informationen bzw. zur Übersendung von Unterlagen wie das Bundesamt für Justiz oder Ihre bisherige Dienststelle.
  • Bei Einstellungsverfahren in den Laufbahnen des gehobenen oder höheren Dienstes die zuständigen Personen im Ministerium der Justiz und für Migration Baden-Württemberg sowie die dortigen Interessenvertretungen.
  • Im Einzelfall andere Behörden, soweit sie in die Auswahlentscheidung oder das Einstellungsverfahren einzubeziehen sind.

Für die Erledigung unserer Aufgaben benutzen wir gängige Bürosoftware sowie im Falle einer Einstellung auch IT-gestützte Personalverwaltungssysteme, in die Ihre Daten eingegeben werden. Dabei arbeiten wir auf gesetzlicher Grundlage auch mit anderen Stellen der Landesverwaltung oder sonstigen ausgewählten Dienstleistern zusammen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Diesen werden Ihre personenbezogenen Daten, soweit erforderlich, offengelegt.

5.   Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten? 

Im Falle einer Neueinstellung überführen wir die Daten aus den Bewerbungsunterlagen in unser Personalverwaltungssystem und in die Personalakte. Bei der Bewerbung auf eine Stellenausschreibung werden die Bewerbung und die Entscheidung zur Personalakte genommen. Zudem nutzt das Justizvollzugskrankenhaus Hohenasperg die vorgenannten Personalaktendaten im Rahmen des Dienstverhältnisses, wie vom Gesetz in § 83 Absatz 1 LBG vorgesehen, für planerische, organisatorische, personelle, soziale oder haushalts- und kostenrechnerische Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig aus den rechtlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten nach speziellen bundes- und landesrechtlichen Regelungen. 

Die Bewerbungsunterlagen von Bewerberinnen und Bewerbern für eine Neueinstellung werden im Falle einer Absage nach einer Vorhaltungszeit beispielsweise für eine erbetene Rücksendung vernichtet. Eine fortdauernde Speicherung zur Berücksichtigung in folgenden Bewerbungsverfahren erfolgt nur, wenn eine ausdrückliche Einwilligung Ihrerseits vorliegt. 

6.   Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen und welche Folgen hat die Nichtbereitstellung? 

Es besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten. Dies gilt sowohl für die nach gesetzlichen Vorschriften verarbeiteten Daten als auch für diejenigen Verarbeitungen, die wir auf der Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen. 

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage gesetzlicher Erlaubnistatbestände verarbeiten, kann Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen. 

Soweit wir Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erbitten, entstehen Ihnen bei einer Weigerung keine rechtserheblichen Nachteile; wir müssen Sie allerdings in diesem Fall bitten, die entsprechenden Daten selbst bei den speichernden Stellen anzufordern und uns zu übermitteln. Kommen Sie dem nicht nach, kann Ihre Bewerbung ggf. nicht berücksichtigt werden. 

7.   Keine automatisierte Entscheidungsfindung 

Wir setzen im Bereich der Personalverwaltung keine Instrumente zur automatisierten Entscheidungsfindung ein. 

8.   Ihre Rechte als betroffene Person gegenüber des Justizvollzugskrankenhauses Hohenasperg

Um Ihre personenbezogenen Daten wirksam zu schützen, gewährt Ihnen das Datenschutzrecht eine Reihe von Rechten, die Sie uns gegenüber geltend machen können: 

a) Recht auf Auskunft, Artikel 15 DS-GVO

Gemäß Artikel 15 Absatz 1 DS-GVO haben Sie das Recht auf Auskunft darüber, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten; ist dies der Fall, haben Sie Anspruch auf weitere Informationen. Das Auskunftsrecht wird durch das Recht Dritter am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten beschränkt (Artikel 15 Absatz 4 DS-GVO). 

b) Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 16, 17 und 18 DS-GVO 

Gemäß Artikel 16 DS-GVO haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten steht Ihnen nach Maßgabe des Artikels 17 DS-GVO zu, insbesondere dann, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht oder nicht mehr zulässig ist. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Aufbewahrungsfristen für die betreffenden Akten abgelaufen sind, wobei wir dann die Akten von Amts wegen unaufgefordert vernichten.

Unter den Voraussetzungen von Artikel 18 DS-GVO besteht ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. 

c) Recht auf Widerspruch, Artikel 21 DS-GVO 

Gemäß Artikel 21 DS-GVO haben Sie das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir dürfen in einem solchen Fall die Verarbeitung Ihrer Daten nur fortsetzen, wenn ein zwingender Grund vorliegt. Ein zwingender Grund kann sich insbesondere aus Gesetzen ergeben, die der Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen oder uns zur fortgesetzten Verarbeitung zwingen, beispielsweise gesetzliche Aktenaufbewahrungsfristen oder andere gesetzlichen Regelungen. 

d) Widerrufsrecht, Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO

Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligungserklärung verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.

9.   Ihr Recht auf Beschwerde bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz, Artikel 77 DS-GVO 

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Mit Ihrem Anliegen bezüglich Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Es steht Ihnen aber auch frei, sich mit einer Beschwerde an den 

Landesbeauftragten für den Datenschutz und 

die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Lautenschlagerstraße 20

70173 Stuttgart 

zu wenden.

Er führt die datenschutzrechtliche Aufsicht auch über die Justizvollzugseinrichtungen.